Tentang Caranya Mengelola Waktu

Published: Wednesday, 11 August 2021 Written by Jeffrey Pratama

 

 

“Seandainya masih ada waktu...”

Berani taruhan, diantara kita, pasti pernah berkomentar seperti di atas, atau yang mirip-mirip, minimal sekali seumur hidup.

Waktu merupakan satu-satunya sumber daya yang tidak dapat diproduksi ulang. Apa yang sudah hilang tidak dapat digantikan. Di lain sisi, jumlah waktu yang tersisa pun tidak dapat diprediksi. Jadi, jika ada yang berkata bahwa waktu adalah sumber daya yang paling berharga, tampaknya itu benar.

Ironinya adalah, meskipun waktu dianggap sebagai salah satu harta yang paling bernilai, banyak orang yang tidak tahu bagaimana cara menggunakannya secara maksimal. Pada saat seharusnya waktu dipakai untuk hal-hal yang produktif, misalnya, ada orang-orang yang malah menggunakannya untuk berdiam, bermain, bersantai, dan lainnya, sehingga waktu menjadi terbuang sia-sia. Pada saat waktu yang tersisa semakin menipis, barulah mereka menyadari, dan kemudian muncullah pernyataan-pernyataan seperti yang kita baca di awal tulisan ini.

 

Lalu, bagaimanakah kita dapat mengelola waktu agar lebih maksimal?

Sebenarnya pertanyaannya kurang tepat. Waktu tidak dapat dikelola, karena waktu bergerak secara mandiri, linear, menuju satu-satunya titik yang dia ketahui: masa depan. Kita tidak dapat mengelola waktu. Yang dapat kita kelola ada prioritas kita. Inilah yang mungkin menjadi akar masalah dari banyak orang dalam hidupnya, kegagalan mengelola prioritas.

Setiap orang memiliki caranya masing-masing dalam mengelola prioritas. Ada yang semuanya dihajar tanpa tedeng aling-aling, ada yang memakai filosofi mengalir bagai air (hanya untuk hanyut tanpa disadari), bahkan ada pula yang boro-boro mengelola, prioritas saja mungkin tidak punya. Setiap kepala dapat memiliki metode masing-masing. Salah satu kepala yang kita jadikan rujukan kali ini adalah Dwight D. Eissenhower.

Bagi yang tidak familiar dengan namanya, Dwight D. Eissenhower adalah presiden Amerika Serikat ke-34, yang menjabat selama dua periode, dari kurun waktu 1953-1961. Eissenhower dikenal sebagai sosok yang sangat produktif selama masa baktinya. Dalam delapan tahun, dia mengembangkan sistem jalan tol lintas negara bagian, mendirikan NASA dalam upayanya memenangkan perang ruang angkasa melawan Rusia, meluncurkan DARPA, dan banyak capaian lainnya. Metodenya dalam mengelola prioritas-prioritas kerja telah menjadi kajian dan rujukan bagi banyak pakar, termasuk salah satunya oleh Stephen Covey, seorang pakar manajemen yang terkenal dengan bukunya the 7 Habits of Highly Effective People.

 

The Eissenhower Matrix

Mengacu pada teknik yang digunakan oleh Eissenhower, dalam buku the 7 Habits of Highly Effective People dikatakan bahwa kita dapat lebih efektif mengelola prioritas dengan memilah-milah jenis pekerjaan kita ke dalam sebuah sistem yang memiliki empat kuadran yang berbeda-beda.

Sistem ini berupa matriks yang terdiri dari dua sumbu, yakni tingkat kepentingan (importance), yang berbicara tentang seberapa penting sebuah aktifitas itu memiliki dampak terhadap tujuan kita ke depan, terdiri atas dua katagori berbeda: penting dan tidak penting; sumbu yang satu lagi bicara tentang tingkat kegentingan (urgency), yang lebih berbicara tentang konteks waktu – seberapa genting sebuah aktifitas harus dilakukan saat ini. Katagori ini juga terdiri atas dua katagori berbeda: genting dan tidak genting. Ketika katagori-katagori ini saling bersinggungan, akan terbentuk empat kelompok prioritas yang dapat kita gunakan sebagai patokan kita dalam beraktifitas.

  • Lakukan Sekarang (Penting – Genting): Ini adalah kotak prioritas tertinggi. Pertemuan antara katagori penting dan genting ini membuahkan sekelompok aktifitas yang memang sangat krusial untuk segera diselesaikan, karena memiliki dampak besar terhadap tujuan kita dan kita terbatas oleh waktu dalam menyelesaikannya. Biasanya, yang masuk dalam kelompok ini adalah aktifitas-aktifitas yang sudah mau habis tenggat waktunya, permintaan-permintaan dadakan dari si boss, atau ada masalah gawat yang muncul, yang perlu segera diselesaikan. Ketika kita mencoba mengelompokkan aktifitas-aktifitas kerja kita, masukkanlah pekerjaan-pekerjaan semacam itu ke dalam kelompok ini, agar kita tahu apa yang harus segera kita kerjakan, lalu segera selesaikan sekarang juga.

 

  • Putuskan (Penting – Tidak Genting): ini adalah kotak prioritas ideal. Dalam merencanakan aktifitas kerja, sebaiknya kebanyakan aktifitas kita masuk dalam prioritas ini. Artinya kita membuat perencanaan dengan bingkai waktu yang jelas dan tidak terburu-buru. Dalam pengelolaan proyek, sebaiknya memang kita terus dapat memantau pekerjaan kita agar tidak terlalu banyak yang masuk dalam kotak “Lakukan Sekarang”, tetapi lebih banyak yang ada di dalam kotak “Putuskan”. Kotak ini berarti bahwa kita melakukan perencanaan jangka panjang yang baik, dan biasanya aktifitas-aktifitas yang ada di dalam kotak ini juga merupakan aktifitas yang jangka panjang juga. Misalnya rencana menyelesaikan sertifikasi atau pelatihan tertentu, menyelesaikan sebuah proyek tertentu, pelaksanaan aktifitas rutin tahunan, dan lain sebagainya. Jika menemukan aktifitas-aktifitas yang tergolong dalam kotak ini, maka kita dapat memutuskan: apa yang kita akan lakukan selanjutnya. Setelah itu, buat jadwalnya, dan lakukan sesuai jadwal tersebut.

 

  • Alihkan (Tidak Penting – Genting): ini adalah kelompok aktifitas yang kadang menyebalkan. Bagaimana tidak, aktifitas-aktifitas dalam kelompok ini sebenarnya tidak penting dan tidak memiliki dampak signifikan terhadap tujuan kita, namun perlu untuk segera ditangani saat ini. Repotnya lagi, terkadang beberapa hal dalam kelompok ini justru banyak menyita sumber daya kita (waktu, energi, uang, dan lainnya), sehingga kita menjadi teralihkan dalam mengerjakan apa yang benar-benar perlu. Beberapa contoh aktifitasnya seperti rapat rutin yang dapat didelegasikan, pekerjaan dadakan tambahan yang tidak terkait dengan pekerjaan utama kita, telepon yang tidak perlu-perlu amat, dan lainnya. Jika menemukan aktifitas-aktifitas semacam ini, maka penanganan yang terbaik adalah untuk segera mengalihkan (mendelegasikan) pekerjaan tersebut kepada orang lain. Kita dapat mendelegasikannya kepada anggota tim kita, atau kepada orang lain yang memang kita nggap dapat membantu kita menyelesaikan pekerjaan ini dengan campur tangan seminimal mungkin dari kita. Memang ada beberapa hal yang tidak dapat didelegasikan, misalnya ada anggota keluarga yang tiba-tiba menghubungi kita ditengah pekerjaan untuk mengabarkan berita duka, atau ada pekerjaan dadakan yang memang tidak dapat dialihkan. Namun usahakan pekerjaan-pekerjaan tersebut tidak terlalu menyita banyak sumber daya, dan kita dapat segera beralih ke kotak yang lain.

 

  • Hilangkan (Tidak Penting – Tidak Genting): ini adalah kelompok aktifitas yang tidak ada manfaatnya, tidak ada batasan waktunya, tetapi kadang menjadi hal yang paling sulit untuk kita hilangkan. Main games di ponsel, ngobrol dengan rekan kerja di toilet selama setengah jam padahal urusan toilet sudah beres, bergosip tentang atasan di ruang makan, tidur saat jam kerja, semua hal-hal yang menyenangkan namun tidak ada gunanya dalam pencapaian kerja kita ada dalam kelompok ini. memang argumentasi yang sering kita munculkan untuk membenarkan aktifitas-aktifitas semacam ini adalah “kita juga manusia, butuh refreshing...”, tetapi dalam pencapaian prioritas, kita perlu mempertimbangkan kembali apakah hal-hal yang kita sebut sebagai “refreshing” itu benar-benar diperlukan, atau mungkin perlu kita hilangkan segera.

 

Dalam melakukan hal-hal yang menjadi prioritas, penting bagi kita untuk bertanya kembali ke diri sendiri mengentai tujuan akhir yang ingin dicapai. Kembalilah kepada tujuan tersebut, barulah setelah itu kita dapat membuat prioritas-prioritas kerja yang lebih baik. Kuncinya bukan pada mengelola waktu, karena waktu tidak dapat dikelola. Tetapi kelolalah prioritas-prioritas diri kita sendiri, karena itu yang ada dalam kendali kita, bukan yang lain.

 

 

About Jeff:

Jeffrey Pratama adalah seorang praktisi Human Resource yang telah 15 tahun berkarir di beberapa perusahaan terbaik di Industrinya. Selain sebagai seorang Executive Professional, Jeffrey juga merupakan seorang Coach yang tersertifikasi, dengan passion yang mendalam di bidang pengembangan diri dan karir, khususnya bagi anak-anak muda. Penggemar music jazz dan klub sepakbola Manchester United ini juga penikmat setia buku-buku, khususnya yang terkait dengan pengembangan diri dan bisnis.

Saat ini Jeffrey juga secara rutin menjadi narasumber dalam diskusi online dengan Dipidiff seputar kehidupan profesional. Anda dapat mengikuti diskusi ini setiap dua minggu sekali, pada hari Minggu pukul 08.30 WIB di channel IG LIVE @dipidiffofficial

 

 

 

TERBARU - Review Buku

Review Buku Sketsa dan Sesal

06-10-2021 Dipidiff - avatar Dipidiff

    Judul : Sketsa dan Sesal / Sketches and Regrets Penulis : Airin Efferin Editor : Setiadi Sopandi Ilustrasi : Oky Kusprianto Alih Bahasa : Juhendy Setiawan Wu Fotografi : Christian Nathanael Wijaya Jenis Buku : Non...

Read more

Review Buku Dayon - Akmal Nasery Basral

22-09-2021 Dipidiff - avatar Dipidiff

  Judul : Dayon Penulis : Akmal Nasery Basral Tata Letak Isi: Rizkyka Wulandary Penyunting Naskah: Nia Septiany Jenis Buku : Novel Antropologi Penerbit : MCL Publisher Tahun Terbit : Mei 2021 Jumlah Halaman : 324 halaman Dimensi Buku...

Read more

Review Buku The Midnight Library - Matt …

19-08-2021 Dipidiff - avatar Dipidiff

  #5 Amazon Charts this week A New York Times Best Seller Winner of the Goodreads Choice Award for Fiction A Good Morning America Book Club Pick!   Judul : The Midnight Library Penulis : Matt Haig Jenis Buku : Literary Fiction...

Read more

Review Buku The Guest List - Lucy Foley

08-08-2021 Dipidiff - avatar Dipidiff

  Editor's Pick Best Mystery, Thriller & Suspense A Reese's Book Club Pick The New York Times Bestseller One of The New York Times Thrillers of 2020   Judul : The Guest List Penulis : Lucy Foley Jenis...

Read more

TERBARU - Jeff's Journal

Lima Hal yang harus Dipersiapkan Sebelum…

17-10-2021 Jeffrey Pratama - avatar Jeffrey Pratama

  Akhir-akhir ini, di Amerika Serikat sedang nge-tren sebuah istilah yang namanya The Great Resignation. Terjemahan bebasnya kira-kira “Pengunduran Diri Besar-besaran”. Entah kenapa kalau Amerika Serikat yang memberikan nama, biasanya selalu...

Read more

Tentang Caranya Mengelola Waktu

11-08-2021 Jeffrey Pratama - avatar Jeffrey Pratama

    “Seandainya masih ada waktu...” Berani taruhan, diantara kita, pasti pernah berkomentar seperti di atas, atau yang mirip-mirip, minimal sekali seumur hidup. Waktu merupakan satu-satunya sumber daya yang tidak dapat diproduksi ulang. Apa...

Read more

Mencari Panutan

24-07-2021 Jeffrey Pratama - avatar Jeffrey Pratama

  “Gue nge-fans sama Michelle Obama.” Kata seorang sahabat saya beberapa waktu lalu ketika mantan Ibu Negara Amerika Serikat itu meluncurkan bukunya yang berjudul Becoming. “Kalau gue baca bukunya Michelle karena pengen...

Read more

Kerja Keras vs Kerja Keras

13-07-2021 Jeffrey Pratama - avatar Jeffrey Pratama

  Jack Ma, salah satu orang terkaya di Tiongkok dan dunia, pernah mengemukakan sebuah hal yang cukup kontroversial beberapa waktu lalu. Ma mendukung penerapan sistem kerja 996, sebuah sistem kerja yang...

Read more

GENERALIST vs SPECIALIST

23-06-2021 Jeffrey Pratama - avatar Jeffrey Pratama

    Mari memulai diskusi ini dengan sebuah ilustrasi. Anggaplah kita sedang di perjalanan untuk berlibur ke sebuah negara di belahan dunia lain. Di tengah perjalanan, nasib naas menerpa kita, dan akhirnya kita...

Read more

Apa sih yang Harus Saya Miliki di Usia 2…

07-06-2021 Jeffrey Pratama - avatar Jeffrey Pratama

  Pada artikel sebelumnya, kita bersama-sama belajar tentang apa yang perlu kita miliki di usia 25 tahun, dari sisi pola pikir (mindset). Diantaranya kita harus mempunyai pemikiran yang mau selalu terus...

Read more

Apa sih yang Harus Saya Miliki di Usia 2…

22-05-2021 Jeffrey Pratama - avatar Jeffrey Pratama

  Akhir-akhir ini marak pembahasan di sosial media mengenai apa yang harus kita capai di usia 25 tahun. Bermula dari sebuah konten di twitter yang bertuliskan ‘usia 25 tahun idealnya punya...

Read more

Mastering Presentation (Bagian 4) – Ala…

09-05-2021 Jeffrey Pratama - avatar Jeffrey Pratama

      Sampailah kita pada pembahasan terakhir mengenai Mastering Presentation. Pada artikel terakhir ini, mari kita ulas sedikit tentang alat bantu dalam melakukan presentasi. Ketika kita berbicara mengenai alat bantu dalam presentasi, perlu...

Read more

Mastering Presentation (Bagian 3) – Cara…

25-04-2021 Jeffrey Pratama - avatar Jeffrey Pratama

  Pada dua artikel sebelumnya kita membahas tentang jenis dan gaya presentasi. Kedua hal ini mudah-mudahan dapat membantu kamu dalam membuat presentasi yang lebih baik dari sebelumnya. Nah untuk bagian ketiga...

Read more

Mastering Presentation (Bagian 2) – Cara…

12-04-2021 Jeffrey Pratama - avatar Jeffrey Pratama

    Jika pada artikel sebelumnya kita belajar mengenai jenis-jenis presentasi, maka pada artikel kali ini kita akan membahas mengenai cara membuat presentasi yang baik. Kita langsung saja yaa.   Tentukan Tujuan. Tentunya setiap presentasi...

Read more

Mastering Presentation (Bagian 1) – Meng…

28-03-2021 Jeffrey Pratama - avatar Jeffrey Pratama

  Pernahkah kamu ada dalam situasi yang mengharuskan kamu membuat materi presentasi, tetapi kamu merasa stuck? Pernahkah kamu hanya diberi waktu 10 menit untuk muncul dengan materi presentasi, padahal kamu belum ngapa-ngapain? Jika...

Read more

SOTOY – Dan caranya untuk tidak menjadi…

12-03-2021 Jeffrey Pratama - avatar Jeffrey Pratama

  SOTOY – Dan caranya untuk tidak menjadi lebih sotoy lagi –   Di tahun 1999, dua orang psikolog sosial, David Dunning dan Justin Kruger mempublikasikan sebuah studi berjudul “Unskilled and Unaware of It:...

Read more

Kebiasaan Menyikat Gigi Cathy – Sebuah …

27-02-2021 Jeffrey Pratama - avatar Jeffrey Pratama

  Kebiasaan Menyikat Gigi Cathy – Sebuah pelajaran tentang membangun kebiasaan –   “Cathy! Ayo cepat sikat gigi, terus mandi! Udah siang nih, nanti terlambat sekolah kamu!” terdengar teriakan seorang ibu dari balik ruangan...

Read more

A Valentine's Day Nonsensical Article

12-02-2021 Jeffrey Pratama - avatar Jeffrey Pratama

  Sometimes we waited too long to say what we should have Partly in the name of romance, we acted different than what we could have Eased by the phrase “a special word”...

Read more

KERJA = JODOH ?

31-01-2021 Jeffrey Pratama - avatar Jeffrey Pratama

  Ada yang bilang "kalau namanya sebuah kerjaan (baca: perusahaan) sudah jodohnya kita, ngga akan lari kemana."   Konsep perjodohan ini agak menarik. Bagaimana tidak, istilah yang tadinya dipakai untuk urusan rumah tangga...

Read more

Revolution, not Resolution – 5 Cara Meme…

17-01-2021 Jeffrey Pratama - avatar Jeffrey Pratama

  Pada tulisan sebelumnya, kita banyak membahas tentang bagaimana resolusi tahun baru mudah sekali gagal tidak lama setelah janji tersebut terucap. Tidak sabaran, tidak punya rencana, tidak ada mekanisme kontrol, hilangnya...

Read more

Revelation, Not Resolution – 5 Resolusi…

02-01-2021 Jeffrey Pratama - avatar Jeffrey Pratama

  Revelation, not Resolution – 5 Resolusi Untuk 2021, dan 5 Alasan Mengapa Kamu Akan Gagal –   Kamu pasti tahu kan apa yang biasanya dilakukan saat memasuki tahun baru? Bikin resolusi! Dari yang canggih...

Read more

2020

19-12-2020 Jeffrey Pratama - avatar Jeffrey Pratama

Apakah kamu termasuk kelompok orang-orang yang lega tahun ini akhirnya berakhir? Atau masuk dalam katagori orang yang masih belum menerima kalau tahun 2020 ini begitu kacaunya? Atau mungkin kamu ada...

Read more

The Disrupted Disruption

05-12-2020 Jeffrey Pratama - avatar Jeffrey Pratama

    Ingatkah kalian, beberapa dekade yang lalu, ketika umat manusia masih berada dalam puncak kejayaannya dan sedang memasuki masa yang disebut sebagai era disrupsi digital? Sebentar.... Ah lupa.... rupanya belum sampai berpuluh-puluh tahun...

Read more

Rethinking Everything – The Disrupted Di…

03-12-2020 Jeffrey Pratama - avatar Jeffrey Pratama

  Pada artikel sebelumnya, kita membahas cukup banyak tentang disrupsi yang terdisrupsi. Waktu itu saya paparkan ada empat langkah yang perlu dilakukan untuk bisa survive atau bahkan menang dalam masa ini...

Read more

Orchestrate Your Action – The Disrupted …

01-12-2020 Jeffrey Pratama - avatar Jeffrey Pratama

  – It takes as much energy to wish as it does to plan – Eleanor Roosevelt   Ada seorang anak muda, cerdas, belum lama lulus kuliah. Waktu itu dia bekerja di perusahaan yang...

Read more

Run, Forrest! Run! – a Disrupted Disrupt…

28-11-2020 Jeffrey Pratama - avatar Jeffrey Pratama

  “...Life was like a box of chocolate, you never know what you’re gonna get” Kata-kata di atas keluar dari mulut Forrest Gump, seorang pria muda dengan IQ rendah namun baik hati...

Read more

Reinventing Yourself – a Disrupted Disru…

25-11-2020 Jeffrey Pratama - avatar Jeffrey Pratama

  Jadi, di masa pandemi ini kamu telah meletakkan semuanya di atas meja. Segala sesuatunya sudah dipikirkan dengan matang, mana yang akan kamu lakukan, mana yang bisa ditunda, mana yang harus...

Read more

TERBARU - POSITIVE VIBES

Apa Kabar Batik Indonesia di Masa Pandem…

24-10-2020 Dipidiff - avatar Dipidiff

  Batik salah satu kekayaan bangsa kita, yuk tunjuk tangan siapa yang sama bangga dan cinta dengan batik Indonesia? sayaaa... :)   Yup, hari Batik Nasional jatuh di tanggal 2 Oktober kemarin ya. Artinya...

Read more

Mengenal Batik Indonesia Lebih Dalam (Se…

22-10-2020 Dipidiff - avatar Dipidiff

  Berusaha membaca dan meriset tentang batik Indonesia itu ternyata seperti tertimbun di banyak sekali sumber informasi, mulai dari wikipedia, artikel lepas, tulisan blogger, ebook, berita media dan lain sebagainya. Saya...

Read more

Cara Membuat Batik (Teori dan Praktik)

20-10-2020 Dipidiff - avatar Dipidiff

  Setelah menyimak situasi perbatikan Indonesia dan dunia saat ini, lalu membaca-baca sejarah, makna, dan motif batik Indonesia, tentu saya jadi ingin tau lebih dalam tentang teknik membatik. Mungkin teman-teman juga...

Read more

Ceritaku Membuat Cake Batik Kukus (Bonus…

18-10-2020 Dipidiff - avatar Dipidiff

    Saya mendapatkan beberapa inspirasi dari komentar teman-teman di instagram @dipidiff_talks soal kontribusi dan cara kita untuk turut melestarikan batik. Keinginan belajar membatik klasik dengan canting untuk sementara ini memang harus...

Read more