Mastering Presentation (Bagian 3) – Cara Membuat Presentasi yang Mantap –

Pada dua artikel sebelumnya kita membahas tentang jenis dan gaya presentasi. Kedua hal ini mudah-mudahan dapat membantu kamu dalam membuat presentasi yang lebih baik dari sebelumnya. Nah untuk bagian ketiga ini, kita akan ngulik soal caranya membuat konten.

Dalam setiap presentasi, biasanya yang perlu selalu diperhatikan adalah tiga hal berikut: opening (pembukaan), main idea (isi utama presentasi), dan closing (penutup). Tiga hal ini merupakan hal penting yang masing-masing memiliki fungsinya masing-masing.

Opening (pembukaan)

Opening itu layaknya kesan pertama yang kamu sajikan kepada audiens. Hal ini sangat penting untuk menentukan apakah audiens kamu akan mau tinggal lebih lama untuk dengerin kamu ngoceh atau mereka langsung pergi. Jadi penggunaan opening yang tepat sangatlah penting bagi keseluruhan presentasi kamu.

Pada dasarnya, tujuan opening adalah untuk mendapatkan atensi penonton, lalu menggiring mereka masuk dalam konteks yang akan kamu sajikan. Untuk kedua hal ini, ada beberapa tips yang kamu dapat lakukan.

Pertama, pastikan dengan benar kamu telah melakukan pe er kamu dengan baik. Yang dimaksud dengan “pe er” di sini adalah kamu sudah tahu persis tujuan presentasikan apa, siapa audiens kamu dan topik apa yang ingin kamu presentasikan. Haram hukumnya bagi kamu untuk presentasi tanpa tahu siapa audiens kamu (lihat artikel bagian 1 beberapa waktu lalu). Dengan tahu siapa audiensnya, kamu akan lebih paham bagaimana cara mendapatkan atensi mereka. Kamu akan tahu jokes-jokes apa yang kira-kira masuk ke mereka, pembicaraan-pembicaraan apa yang sekiranya akan menyinggung mereka dan baiknya tidak dilontarkan, dan sebagainya. Misalnya, rasanya kurang bijak bila kamu membuat lelucon tentang kematian untuk audiens veteran perang yang baru saja pulang dari pertempuran. Jadi, do your homework.

Kedua, buatlah pembukaan yang dapat membangkitkan rasa ingin tahu audiens, sehingga mereka mau mendengar lebih lanjut. Tujuannya bukan untuk langsung jualan isi presentasi, tetapi untuk membuat mereka merasa tertarik dengan apa yang ingin kamu bicarakan. Kamu dapat membuat pembukaan dengan memasukkan kalimat pertanyaan. Nah, disini, penguasaan kamu terhadap demografi audiens juga berpengaruh. Jika audiens kamu adalah orang-orang yang lebih menggunakan logic thinking (misalnya sekumpulan orang-orang di profesi sains seperti dokter, ilmuwan, guru, dan lainnya), maka kamu dapat menggunakan pertanyaan berbasis data / riset. Misalnya pertanyaan seperti: “tahukah Anda bahwa tahun 2050 nanti, jumlah penduduk dunia akan mencapai 10 milyar orang, dan sebagian besar manusia bumi akan terkonsentrasi di 9 negara, Indonesia salah satunya?”

Jika kamu sedang presentasi kepada audiens yang lebih mudah “tersentil” emosinya, untuk topik yang sama kamu dapat mengubah pertanyaannya menjadi “Bagaimanakah perasaan Anda, apabila nanti anak/cucu Anda harus hidup dalam dunia yang penuh sesak, dengan polusi yang buruk, pekerjaan yang semakin terbatas, dan tingkat stress yang sangat tinggi? Jangan salah, tidak lama lagi akan terjadi!”

Tentunya mungkin tidak akan cukup hanya dengan sebuah pertanyaan sederhana saja. Makanya sekali lagi, penting untuk kamu mengetahui demografi audiens kamu.

Selain dengan membuka dengan pertanyaan, presentasi juga dapat diawali dengan menceritakan sebuah kisah. Sebaiknya, kisah yang kamu sajikan harus menggugah atau relatable. Hindari pengandaian atau metafora yang tidak nyambung dengan audiens. Jangan gunakan cerita-cerita fabel tentang kerajaan binatang di hutan, atau kisah dewa-dewi Yunani, kecuali tentunya jika kamu sedang ingin mempresentasikan tentang binatang atau mitologi Yunani. Gunakan kisah-kisah yang dekat dengan audiens, dan jika memungkinkan, gunakan kisah nyata.

Hal ketiga yang perlu kamu perhatikan dalam membuat pembukaan adalah: jangan bertele-tele. Pembukaan itu seperti mencoba untuk menarik perhatian lawan jenis ketika sedang berjalan di taman. Kita hanya punya waktu sekian detik untuk melakukan hal tersebut, sehingga tidak ada ruang untuk hal-hal yang tidak penting. Bukalah presentasi anda dengan singkat. Jika memakai slide, jangan buang jumlah slide kamu terlalu banyak di bagian pembukaan.

Main Idea (isi utama)

Untuk Main Idea, hal pertama yang perlu dilakukan adalah membuat daftar hal-hal penting yang perlu kamu masukkan dalam presentasi kamu. Penekanan ada pada kata “perlu”, bukan “ingin”. Kadang kala ada presenter yang terlalu semangat dan ingin memasukkan semua hal dalam sebuah presentasi, sehingga malah jadi tidak efektif dan bikin mual yang mendengarkan.

Untuk melakukan hal tersebut dengan baik, kamu dapat menggunakan teknik mind mapping ala Tony Buzan. Mind map adalah sebuah diagram visual yang dibuat untuk menyusun dan mengorganisasikan sekumpulan informasi. Mind map menunjukkan hubungan antara informasi-informasi yang berpusat pada sebuah ide sentral / utama. Dalam hal ini, ide sentralnya adalah topik presentasi kita. Untuk lebih jelas tentang mind mapping ini, kamu dapat mencarinya di google.

Membuat mind map ini sebenarnya tidak sulit. Kita bisa membuatnya ala-ala kita sendiri. Dalam konteks membuat isi presentasi, yang penting adalah kita paham ide sentral yang ingin dipresentasikan itu apa, lalu untuk menjelaskan ide tersebut, hal-hal apa saja yang perlu kita masukkan disana. Jika idenya adalah untuk menjual sebuah jam tangan, maka apa yang harus diperjelas dari jam tangan tersebut? Apa subtopiknya? Apakah itu mengenai fitur? Harga? Kualitas? Sensasi yang didapat dari memakai jam tersebut? Lokasi pembelian? Dan seterusnya.

Setelah itu, maka kamu perlu untuk mendetailkannya lagi untuk masing-masing subtopik. Jika bicara fitur, hal-hal apa saja yang perlu disampaikan ke penonton untuk membuat mereka tertarik. Jika tentang kualitas, hal-hal apa yang audiens perlu tau. Jika tentang harga, apakah ada promonya atau bagaimana.

Selesai kamu melakukan hal itu semua, maka langkah berikutnya adalah merajut kisah dengan baik. Presenter itu layaknya seorang yang sedang berkisah / story teller. Kamu perlu untuk dapat membuat alur kisah yang runut (minimal tidak membingungkan) bagi para audiens. Untuk melakukan ini, cara paling mudah adalah dengan melihat kembali mind map kamu seperti apa, dijembrengin aja di meja, kemudian kamu rangkai satu-persatu. Setelahnya, barulah kamu coba buat materinya lembar demi lembar.

Jika semuanya sudah selesai, ada satu hal terakhir yang perlu kamu lakukan. Ujilah materi kamu ke orang yang kamu dapat percaya, seperti rekan kerja, atasan atau orang lain yang dapat memberi kamu masukan positif. Pertimbangkan juga masukan dari mereka, siapa tahu apa yang mereka kemukakan dapat membuat presentasi kamu menjadi lebih apik.

Closing (penutup)

Penutup selalu menjadi poin penting dalam sebuah presentasi, karena biasanya di bagian inilah seluruh pembukaan dan isi presentasi kamu mengerucut. Artinya, jika penutupannya tidak oke, pembukaan dan isi presentasinya akan terbuang sia-sia. Oleh karena itu, perhatikan beberapa tips berikut.

Pertama, buatlah kesimpulan akhir dari seluruh presentasi kamu. Kesimpulan tersebut harus sederhana, jelas, dan tidak ribet. Buatlah kesimpulan yang dapat dimengerti bahkan oleh anak kecil sekalipun

Kedua, buatlah penutupan yang obvious, artinya audiens tahu bahwa ini adalah penutupan dan oleh karenanya mereka perlu bersiap-siap untuk melakukan sesuatu: setuju dengan presentasi kamu dan mengambil tindakan tertentu, atau cuek ngedumel karena menurut mereka buang-buang waktu dan ngeloyor pergi. Buatlah bagian presentasi ini se-terang-benderang mungkin. Tidak ada gunanya juga membuang waktu semua orang.

Ketiga, buatlah pernyataan yang tegas tentang apa yang menurut kamu perlu dilakukan oleh audiens. Tugas untuk mempresentasikan sudah kamu lakukan, sekarang gantian tugas audiens adalah untuk bersikap terhadap presentasi kamu. Buat sebuah pernyataan kuat mengenai tujuan presentasi yang sudah kamu lakukan dari awal sampai akhir, dan apa yang kamu harapkan dari mereka. Jika memang diperlukan, tantang penonton untuk mengambil sikap atau keputusan langsung di akhir presentasi. Yang bagian terakhir ini tentu saja tergantung kondisinya. Kalau kamu sedang presentasi ke bos, tentunya bagian “menantang” itu perlu dipertimbangkan dengan matang.

Keempat, bagian penutup tidak perlu panjang-panjang. Jika memang diperlukan, kamu dapat mengulang sedikit apa yang sudah kamu sampaikan di awal, terutama di bagian-bagian yang menurut kamu dapat memperbesar kemungkinan audiens untuk menerima pendapat / presentasi kamu. Tetapi, buatlah sesederhana dan sesingkat mungkin.

Nah, kita sudah membahas tentang cara membuat konten presentasi. Pada artikel selanjutnya, kita akan bahas satu poin terakhir tentang tools / alat yang dapat membantu kamu membuat presentasi, serta beberapa tips penutup agar presentasi kamu menjadi lebih ciamik. Sampai bertemu di artikel selanjutnya.

About Jeff:

Jeffrey Pratama adalah seorang praktisi Human Resource yang telah 15 tahun berkarir di beberapa perusahaan terbaik di Industrinya. Selain sebagai seorang Executive Professional, Jeffrey juga merupakan seorang Coach yang tersertifikasi, dengan passion yang mendalam di bidang pengembangan diri dan karir, khususnya bagi anak-anak muda. Penggemar music jazz dan klub sepakbola Manchester United ini juga penikmat setia buku-buku, khususnya yang terkait dengan pengembangan diri dan bisnis.