Tentang Caranya Mengelola Waktu

“Seandainya masih ada waktu...”

Berani taruhan, diantara kita, pasti pernah berkomentar seperti di atas, atau yang mirip-mirip, minimal sekali seumur hidup.

Waktu merupakan satu-satunya sumber daya yang tidak dapat diproduksi ulang. Apa yang sudah hilang tidak dapat digantikan. Di lain sisi, jumlah waktu yang tersisa pun tidak dapat diprediksi. Jadi, jika ada yang berkata bahwa waktu adalah sumber daya yang paling berharga, tampaknya itu benar.

Ironinya adalah, meskipun waktu dianggap sebagai salah satu harta yang paling bernilai, banyak orang yang tidak tahu bagaimana cara menggunakannya secara maksimal. Pada saat seharusnya waktu dipakai untuk hal-hal yang produktif, misalnya, ada orang-orang yang malah menggunakannya untuk berdiam, bermain, bersantai, dan lainnya, sehingga waktu menjadi terbuang sia-sia. Pada saat waktu yang tersisa semakin menipis, barulah mereka menyadari, dan kemudian muncullah pernyataan-pernyataan seperti yang kita baca di awal tulisan ini.

Lalu, bagaimanakah kita dapat mengelola waktu agar lebih maksimal?

Sebenarnya pertanyaannya kurang tepat. Waktu tidak dapat dikelola, karena waktu bergerak secara mandiri, linear, menuju satu-satunya titik yang dia ketahui: masa depan. Kita tidak dapat mengelola waktu. Yang dapat kita kelola ada prioritas kita. Inilah yang mungkin menjadi akar masalah dari banyak orang dalam hidupnya, kegagalan mengelola prioritas.

Setiap orang memiliki caranya masing-masing dalam mengelola prioritas. Ada yang semuanya dihajar tanpa tedeng aling-aling, ada yang memakai filosofi mengalir bagai air (hanya untuk hanyut tanpa disadari), bahkan ada pula yang boro-boro mengelola, prioritas saja mungkin tidak punya. Setiap kepala dapat memiliki metode masing-masing. Salah satu kepala yang kita jadikan rujukan kali ini adalah Dwight D. Eissenhower.

Bagi yang tidak familiar dengan namanya, Dwight D. Eissenhower adalah presiden Amerika Serikat ke-34, yang menjabat selama dua periode, dari kurun waktu 1953-1961. Eissenhower dikenal sebagai sosok yang sangat produktif selama masa baktinya. Dalam delapan tahun, dia mengembangkan sistem jalan tol lintas negara bagian, mendirikan NASA dalam upayanya memenangkan perang ruang angkasa melawan Rusia, meluncurkan DARPA, dan banyak capaian lainnya. Metodenya dalam mengelola prioritas-prioritas kerja telah menjadi kajian dan rujukan bagi banyak pakar, termasuk salah satunya oleh Stephen Covey, seorang pakar manajemen yang terkenal dengan bukunya the 7 Habits of Highly Effective People.

The Eissenhower Matrix

Mengacu pada teknik yang digunakan oleh Eissenhower, dalam buku the 7 Habits of Highly Effective People dikatakan bahwa kita dapat lebih efektif mengelola prioritas dengan memilah-milah jenis pekerjaan kita ke dalam sebuah sistem yang memiliki empat kuadran yang berbeda-beda.

Sistem ini berupa matriks yang terdiri dari dua sumbu, yakni tingkat kepentingan (importance), yang berbicara tentang seberapa penting sebuah aktifitas itu memiliki dampak terhadap tujuan kita ke depan, terdiri atas dua katagori berbeda: penting dan tidak penting; sumbu yang satu lagi bicara tentang tingkat kegentingan (urgency), yang lebih berbicara tentang konteks waktu – seberapa genting sebuah aktifitas harus dilakukan saat ini. Katagori ini juga terdiri atas dua katagori berbeda: genting dan tidak genting. Ketika katagori-katagori ini saling bersinggungan, akan terbentuk empat kelompok prioritas yang dapat kita gunakan sebagai patokan kita dalam beraktifitas.

• Lakukan Sekarang (Penting – Genting): Ini adalah kotak prioritas tertinggi. Pertemuan antara katagori penting dan genting ini membuahkan sekelompok aktifitas yang memang sangat krusial untuk segera diselesaikan, karena memiliki dampak besar terhadap tujuan kita dan kita terbatas oleh waktu dalam menyelesaikannya. Biasanya, yang masuk dalam kelompok ini adalah aktifitas-aktifitas yang sudah mau habis tenggat waktunya, permintaan-permintaan dadakan dari si boss, atau ada masalah gawat yang muncul, yang perlu segera diselesaikan. Ketika kita mencoba mengelompokkan aktifitas-aktifitas kerja kita, masukkanlah pekerjaan-pekerjaan semacam itu ke dalam kelompok ini, agar kita tahu apa yang harus segera kita kerjakan, lalu segera selesaikan sekarang juga.

• Putuskan (Penting – Tidak Genting): ini adalah kotak prioritas ideal. Dalam merencanakan aktifitas kerja, sebaiknya kebanyakan aktifitas kita masuk dalam prioritas ini. Artinya kita membuat perencanaan dengan bingkai waktu yang jelas dan tidak terburu-buru. Dalam pengelolaan proyek, sebaiknya memang kita terus dapat memantau pekerjaan kita agar tidak terlalu banyak yang masuk dalam kotak “Lakukan Sekarang”, tetapi lebih banyak yang ada di dalam kotak “Putuskan”. Kotak ini berarti bahwa kita melakukan perencanaan jangka panjang yang baik, dan biasanya aktifitas-aktifitas yang ada di dalam kotak ini juga merupakan aktifitas yang jangka panjang juga. Misalnya rencana menyelesaikan sertifikasi atau pelatihan tertentu, menyelesaikan sebuah proyek tertentu, pelaksanaan aktifitas rutin tahunan, dan lain sebagainya. Jika menemukan aktifitas-aktifitas yang tergolong dalam kotak ini, maka kita dapat memutuskan: apa yang kita akan lakukan selanjutnya. Setelah itu, buat jadwalnya, dan lakukan sesuai jadwal tersebut.

• Alihkan (Tidak Penting – Genting): ini adalah kelompok aktifitas yang kadang menyebalkan. Bagaimana tidak, aktifitas-aktifitas dalam kelompok ini sebenarnya tidak penting dan tidak memiliki dampak signifikan terhadap tujuan kita, namun perlu untuk segera ditangani saat ini. Repotnya lagi, terkadang beberapa hal dalam kelompok ini justru banyak menyita sumber daya kita (waktu, energi, uang, dan lainnya), sehingga kita menjadi teralihkan dalam mengerjakan apa yang benar-benar perlu. Beberapa contoh aktifitasnya seperti rapat rutin yang dapat didelegasikan, pekerjaan dadakan tambahan yang tidak terkait dengan pekerjaan utama kita, telepon yang tidak perlu-perlu amat, dan lainnya. Jika menemukan aktifitas-aktifitas semacam ini, maka penanganan yang terbaik adalah untuk segera mengalihkan (mendelegasikan) pekerjaan tersebut kepada orang lain. Kita dapat mendelegasikannya kepada anggota tim kita, atau kepada orang lain yang memang kita nggap dapat membantu kita menyelesaikan pekerjaan ini dengan campur tangan seminimal mungkin dari kita. Memang ada beberapa hal yang tidak dapat didelegasikan, misalnya ada anggota keluarga yang tiba-tiba menghubungi kita ditengah pekerjaan untuk mengabarkan berita duka, atau ada pekerjaan dadakan yang memang tidak dapat dialihkan. Namun usahakan pekerjaan-pekerjaan tersebut tidak terlalu menyita banyak sumber daya, dan kita dapat segera beralih ke kotak yang lain.

• Hilangkan (Tidak Penting – Tidak Genting): ini adalah kelompok aktifitas yang tidak ada manfaatnya, tidak ada batasan waktunya, tetapi kadang menjadi hal yang paling sulit untuk kita hilangkan. Main games di ponsel, ngobrol dengan rekan kerja di toilet selama setengah jam padahal urusan toilet sudah beres, bergosip tentang atasan di ruang makan, tidur saat jam kerja, semua hal-hal yang menyenangkan namun tidak ada gunanya dalam pencapaian kerja kita ada dalam kelompok ini. memang argumentasi yang sering kita munculkan untuk membenarkan aktifitas-aktifitas semacam ini adalah “kita juga manusia, butuh refreshing...”, tetapi dalam pencapaian prioritas, kita perlu mempertimbangkan kembali apakah hal-hal yang kita sebut sebagai “refreshing” itu benar-benar diperlukan, atau mungkin perlu kita hilangkan segera.

Dalam melakukan hal-hal yang menjadi prioritas, penting bagi kita untuk bertanya kembali ke diri sendiri mengentai tujuan akhir yang ingin dicapai. Kembalilah kepada tujuan tersebut, barulah setelah itu kita dapat membuat prioritas-prioritas kerja yang lebih baik. Kuncinya bukan pada mengelola waktu, karena waktu tidak dapat dikelola. Tetapi kelolalah prioritas-prioritas diri kita sendiri, karena itu yang ada dalam kendali kita, bukan yang lain.

About Jeff:

Jeffrey Pratama adalah seorang praktisi Human Resource yang telah 15 tahun berkarir di beberapa perusahaan terbaik di Industrinya. Selain sebagai seorang Executive Professional, Jeffrey juga merupakan seorang Coach yang tersertifikasi, dengan passion yang mendalam di bidang pengembangan diri dan karir, khususnya bagi anak-anak muda. Penggemar music jazz dan klub sepakbola Manchester United ini juga penikmat setia buku-buku, khususnya yang terkait dengan pengembangan diri dan bisnis.

Saat ini Jeffrey juga secara rutin menjadi narasumber dalam diskusi online dengan Dipidiff seputar kehidupan profesional. Anda dapat mengikuti diskusi ini setiap dua minggu sekali, pada hari Minggu pukul 08.30 WIB di channel IG LIVE @dipidiffofficial